Pernahkah kamu memegang HP selama berjam-jam, mengetik pesan, lalu menghapusnya lagi karena ragu mau kirim chat ke dosen? Apalagi jika alasannya adalah “acara keluarga”, seringkali muncul rasa takut dianggap tidak serius kuliah atau sekadar mencari alasan untuk bolos.
Padahal, dosen juga manusia yang mengerti kepentingan mendesak, asalkan kamu menyampaikannya dengan tata krama yang benar. Izin kuliah bukan sekadar memberi kabar, tapi seni komunikasi untuk menjaga citra profesionalmu sebagai mahasiswa.
Jadi, bagaimana cara menyusun kalimat yang sopan agar izinmu diterima dan dosen tetap respect padamu? Mari kita bahas bareng-bareng.
Mengapa Etika Chat Itu Penting?
Mungkin kamu berpikir, “Ah, yang penting kan sudah bilang kalau nggak masuk.” Tunggu dulu, etika chat ini punya dampak jangka panjang buat kamu.
Membangun Personal Branding Cara kamu berkomunikasi mencerminkan kedewasaanmu. Pesan yang sopan dan terstruktur menunjukkan bahwa kamu mahasiswa yang bertanggung jawab, bukan yang lari dari kewajiban.
Menghindari Nilai “Alpa” Dosen yang merasa dihargai akan lebih mudah memaklumi absenmu. Sebaliknya, pesan yang asal-asalan bisa membuat dosen enggan mencatat izinmu, yang berujung pada nilai kehadiran nol (Alpa).
Hal Penting Sebelum Mengirim Pesan Izin ke Dosen
Perhatikan 5 langkah berikut agar pesanmu terlihat profesional dan meyakinkan:
1. Rapikan “Wajah” Profil WhatsApp-mu
Profil WA adalah kesan pertama yang dilihat dosen. Pastikan kamu menggunakan foto profil yang formal atau setidaknya wajah asli yang jelas, hindari penggunaan gambar anime atau meme yang tidak relevan.
Selain itu, gunakan nama asli pada Display Name, bukan nama panggilan alay atau nickname game, agar dosen mudah mengenali siapa yang mengirim pesan.
2. Perhatikan Waktu Pengiriman
Waktu pengiriman pesan sangat menentukan respons dosen. Hindari mengirim pesan di atas jam 8 malam atau di hari libur, kecuali keadaan sangat darurat. Waktu terbaik adalah pada jam kerja (08.00 – 16.00) dan usahakan mengabari sejak H-1 perkuliahan agar dosen tidak merasa dadakan.
3. Struktur Pesan yang Jelas
Jangan bertele-tele. Pesan yang baik harus mengandung empat elemen utama: Salam Pembuka, Identitas Diri (Nama, NIM, Kelas), Alasan yang Jujur, dan Ucapan Terima Kasih. Susunlah kalimatmu di Notes terlebih dahulu untuk memastikan tidak ada typo atau bahasa yang kurang sopan.
4. Sertakan Bukti Pendukung
Alasan “acara keluarga” sering dianggap klise oleh beberapa dosen. Untuk meyakinkan mereka, lampirkan bukti konkret seperti foto undangan pernikahan, tiket perjalanan, atau surat keterangan lain yang relevan. Bukti visual ini akan memvalidasi bahwa izinmu memang benar adanya.
5. Jangan Lupa Kabari Ketua Kelas
Setelah melapor ke dosen, segera informasikan juga kepada ketua kelas. Hal ini penting agar saat dosen mengabsen di kelas, ketua kelas bisa membantu mengonfirmasi bahwa kamu sudah izin secara personal. Ini adalah bentuk koordinasi yang baik dalam etika perkuliahan.
Contoh Template Chat Izin Acara Keluarga
Masih bingung menyusun katanya? Kamu bisa gunakan dan modifikasi contoh berikut sesuai kebutuhanmu:
Contoh 1: Acara Pernikahan Saudara Kandung (Terencana/H-1)
Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Dosen]. Mohon maaf mengganggu waktunya.
Saya [Nama Lengkap], mahasiswa mata kuliah [Nama Matkul], kelas [Nama Kelas] dengan NIM [Nomor NIM].
Melalui pesan ini, saya bermaksud memohon izin tidak dapat mengikuti perkuliahan pada hari [Hari, Tanggal] dikarenakan harus menghadiri acara pernikahan kakak kandung saya di luar kota. Sebagai bukti, saya lampirkan foto undangan acaranya.
Saya akan tetap memantau materi dan mengerjakan tugas yang diberikan. Terima kasih atas pengertian dan izin yang Bapak/Ibu berikan.
Contoh 2: Acara Keluarga Mendadak/Musibah (Urgent)
Selamat siang, Ibu [Nama Dosen]. Semoga Ibu dalam keadaan sehat.
Saya [Nama Lengkap], NIM [Nomor NIM] dari kelas [Nama Kelas].
Saya memohon maaf tidak dapat hadir di kelas Ibu hari ini dikarenakan ada musibah keluarga mendadak yang mengharuskan saya pulang ke rumah saat ini juga. Mohon maklum adanya.
Terima kasih banyak atas perhatian Ibu.
Contoh 3: Acara Adat/Keagamaan Keluarga
Selamat pagi, Pak [Nama Dosen]. Mohon maaf mengganggu aktivitas Bapak.
Saya [Nama Lengkap], NIM [Nomor NIM], mahasiswa bimbingan Bapak di mata kuliah [Nama Matkul].
Saya ingin meminta izin tidak masuk kuliah besok dikarenakan ada kewajiban mengikuti upacara adat keluarga yang tidak bisa diwakilkan. Saya berjanji akan menyusul materi tertinggal dari teman sekelas.
Demikian permohonan izin ini saya sampaikan. Terima kasih atas kebijaksanaan Bapak.
